Vị trí nhân viên chứng từ thường được rất nhiều bạn trẻ muốn làm xuất nhập khẩu hướng tới do đặc thù công việc khá ổn định, mức lương tốt hơn so với một số ngành nghề khác. Tuy vậy, nếu tìm hiểu kĩ về vị trí này bạn sẽ thấy công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu khá vất vả và đòi hỏi sự tỉ mỉ, chính xác cao.
Công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu
Cần biết rõ quyền hạn và trách nhiệm công việc của mình bạn không nên vượt quyền xem nhẹ tính chuẩn mực trong công việc vì sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới tiến độ công việc của tất cả mọi người sau này. – Về Nghiệp vụ Xuất nhập khẩu, vị trí này cũng không đòi hỏi quá cao. Nhân viên Chứng từ chỉ cần theo yêu cầu của các bộ phận khác hoặc của khách hàng soạn thảo các bộ chứng từ để phục vụ các thủ tục hành chính và Thông quan. Vậy công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần phải làm những gì, có phải tất cả những gì bạn được học sẽ phải làm xuất nhập khẩu không, các bạn tham khảo tại đây nhé. Có nhiều công việc không tên nhưng bạn sẽ phải chung những việc sau: – Liên hệ với nhà cung cấp, khách hàng, hãng tàu để đặt lịch vận chuyển và xắp xếp theo tiến độ của công việc. Làm hợp đồng, soạn thảo hóa đơn, invoice, PO, Packing list, DO… Chuẩn bị chứng từ, bộ hồ sơ liên quan đến hàng hóa như làm C/O, lấy mẫu kiểm định từ các cơ quan chức năng với nhóm hàng hóa đặc biệt. Làm chứng từ hỗ trợ khách hàng, hãng tàu cung cấp các thông tin cần thiết Làm House Bill, hoặc Telex Release trong những trường hợp cần thiết, ngoài ra làm các hợp đồng khác như thuê cont, bãi, kiểm soát các loại phí phí DEM/DET, vệ sinh, vận chuyển cont… – Thanh toán quốc tế làm hợp đồng, chuẩn bị chứng từ theo hình thức: L/C, T/T, D/A … – Lưu trữ và phân loại chứng từ khoa học, xếp lịch cho những khách hàng tiếp theo, luôn nắm được tình hình và kiểm soát được lịch chuyển hàng và giao nhận hàng, giải quyết thông tin phát sinh liên quan khi giao nhận hàng, thông quan, vấn đề thuê xe vận tải, kho bãi…. Liên hệ với đại lý nước ngoài về vận chuyển hàng hóa, thông tin vận tải, giá cả những vấn đề khác kết hợp với phòng kế toán và những phòng ban khác để bảo đảm tiến độ công việc.
Vai trò và trách nhiệm công việc của nhân viên chứng từ?
Nhân viên chứng từ có vai trò vô cùng quan trọng khi doanh nghiệp muốn nhập khẩu hay xuất khẩu bất kỳ một mặt hàng nào bởi lẽ họ sẽ chịu trách nhiệm về phần thủ tục, tính hợp pháp, hợp lý của hàng hóa.
Đầu tiên, Cần xác nhận và kiểm tra thông tin liên quan đến hàng hóa
Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu thu thập thông tin chi tiết về hàng hóa, bao gồm mã sản phẩm, số lượng, giá trị và xuất xứ,…. Họ kiểm tra tính chính xác của thông tin này để đảm bảo tài liệu về lô hàng được lập dựa trên căn cứ chính xác và tin cậy.
Thứ hai, Chuẩn bị và lập chứng từ xuất nhập khẩu
Lúc này công việc cần phải đảm nhận việc lập các tài liệu quan trọng như hóa đơn xuất khẩu, danh sách kiện hàng, hợp đồng mua bán và các tài liệu liên quan khác. Họ phải đảm bảo rằng các chứng từ này tuân thủ đúng quy định pháp luật và yêu cầu của các bên liên quan.
Thứ ba, Theo dõi và giải quyết các thủ tục hải quan
Hiểu và áp dụng quy trình hải quan: Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần nắm vững các quy trình và thủ tục hải quan liên quan đến hàng hóa. Họ đảm bảo rằng các giấy tờ và thông tin cần thiết đã được chuẩn bị đầy đủ và chính xác để thông quan hàng hóa qua biên giới và cửa khẩu một cách hợp pháp và hiệu quả.
Cuối cùng, Tương tác và giao tiếp với các bên liên quan
Giao tiếp và tương tác với cơ quan hải quan: Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu tương tác với cơ quan hải quan để cung cấp thông tin và tư vấn liên quan đến hàng hóa, giải quyết các thắc mắc và xử lý các yêu cầu từ phía hải quan. Họ đảm bảo rằng quá trình thông quan diễn ra một cách suôn sẻ và tuân thủ các quy định hải quan.
Tương tác và giao tiếp với các bên liên quan: Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu tương tác với nhà cung cấp hàng hóa để xác nhận thông tin, đảm bảo sự chính xác và đầy đủ của các chứng từ. Họ cũng tương tác với khách hàng để cung cấp thông tin về quá trình xuất nhập khẩu và giải đáp các câu hỏi liên quan.
Kỹ năng và kiến thức cần thiết cho nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu tin tức tuyển dụng , mới nhất
Kiến thức chuyên môn: Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần nắm vững kiến thức về quy định và thủ tục hải quan, quy trình hải quan và các yêu cầu liên quan đến hoạt động thương mại quốc tế. Điều này đảm bảo họ có khả năng hiểu và áp dụng đúng các quy định pháp luật để đảm bảo sự tuân thủ và chính xác trong quá trình làm việc.
Kỹ năng xử lý thông tin: Nhân viên này phải có khả năng xử lý thông tin và số liệu chính xác. Họ cần kiểm tra và xác minh thông tin liên quan đến hàng hóa, như mã sản phẩm, số lượng, giá trị và xuất xứ. Sự tỉ mỉ và sự chú ý đến chi tiết là quan trọng để đảm bảo rằng các giấy tờ được chuẩn bị đúng và không gây ra sự cố trong quá trình thông quan hàng hóa.
Kỹ năng giao tiếp và làm việc đội nhóm: Nhân viên chứng từ xnk thường phải tương tác với nhiều bên liên quan như nhà cung cấp, khách hàng, cơ quan hải quan và đối tác vận chuyển. Do đó, kỹ năng giao tiếp hiệu quả và khả năng làm việc đội nhóm là rất quan trọng. Họ cần có khả năng truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiểu và phản ứng đúng với yêu cầu và yêu cầu của các bên liên quan.
Tính kiên nhẫn và khả năng quản lý thời gian: Quá trình xử lý chứng từ có thể phức tạp và đòi hỏi tính kiên nhẫn và khả năng quản lý thời gian hiệu quả. Người làm công việc này cần phải có khả năng ưu tiên công việc, xử lý đúng thời hạn và đảm bảo rằng các chứng từ được hoàn thiện một cách chính xác và kịp thời.
Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì?
Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là một chuyên gia hoặc nhân viên chịu trách nhiệm xử lý và quản lý các thủ tục và chứng từ liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa. Với vai trò quan trọng trong lĩnh vực thương mại quốc tế, cần phải đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuyển qua biên giới và qua các cửa khẩu một cách hợp pháp, hiệu quả và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Tóm tắt công việc chính của nhân viên chứng từ
Vậy công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần phải làm những gì, có phải tất cả những gì bạn được học sẽ phải làm xuât nhập khẩu không? hạch toán bù trừ công nợ
Có nhiều công việc lặt vặt, không tên nhưng nhìn chung bạn sẽ phải xử lý những nghiệp vụ sau:
- Liên hệ với nhà cung cấp, khách hàng, hãng tàu để đặt lịch vận chuyển và xắp xếp theo tiến độ của công việc.
- Soạn thảo hợp đồng ngoại thương (Contract), soạn thảo hóa đơn thương mại (invoice), PO, Packing list, D/O…
- Chuẩn bị chứng từ, bộ hồ sơ liên quan đến hàng hóa như làm C/O, lấy mẫu kiểm định từ các cơ quan chức năng với nhóm hàng hóa đăc biệt. Làm chứng từ hỗ trợ khách hàng, hãng tàu cung cấp các thông tin cần thiết
- Làm House Bill, hoặc Texlex Relase trong những trường hợp cần thiết, ngoài ra làm các hợp đồng khác như thuê cont, bãi, kiểm soát các loại phí phí DEM/DET, vệ sinh, vận chuyện cont,…
- Thanh toán quốc tế làm hợp đồng, chuẩn bị chứng từ theo hình thức: L/C, T/T, D/A, D/P, …
- Lưu trữ và phân loại chứng từ khoa học, xếp lịch cho những khách hàng tiếp theo, luôn nắm được tình hình và kiểm soát được lịch chuyển hàng và giao nhận hàng, giải quyết thông tin phát sinh liên quan khi giao nhận hàng, thông quan, vấn đề thuê xe vận tải, kho bãi…. copy từ excel sang word không kèm theo khung
- Liên hệ với đại lý nước ngoài về vận chuyển hàng hóa, thông tin vận tải, giá cả những vấn đề khác kết hợp với phòng kế toán và những phòng ban khác để bảo đảm tiến độ công việc
Để thích nghi và làm tốt được công việc này bạn nên học viêc tại các công ty có phòng xuất nhập khẩu như vậy sẽ giúp bạn tiến bộ nhanh hơn.
Tuy nhiên không phải ai cũng có may mắn tìm được việc từ khi chưa có kinh nghiệm hoặc được hỗ trợ nhiệt tình, nếu bạn chưa biết làm gì để trở thành nhân viên chứng từ hầu hết các bạn học trái ngành sẽ tham gia khóa học xuất nhập khẩu thực tế tại các trung tâm đào tạo xuất nhập khẩu, sẽ giúp bạn nhanh chóng nắm bắt và làm quen nhanh với công việc này.
Kiến thức xuất nhập khẩu hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích với bạn!
Nếu bạn còn thắc mắc về nghiệp vụ xuất nhập khẩu và muốn học và cần tư vấn về tìm địa chỉ học xuất nhập khẩu ở đâu tốt nhất, hãy để lại bình luận bên dưới, chúng tôi rất sẵn lòng giải đáp.
Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là vị trí đặc biệt quan trọng trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Vì vậy, vị trí nhân viên chứng từ được nhiều bạn quan tâm khi tìm hiểu về nghề xuất nhập khẩu. Nếu bạn có mong muốn làm nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, bạn nên tìm hiểu trước công việc của nhân viên chứng từ là gì?
